Produtores/usuários e profissionais de arquivo: colaboração para organização da informação – o caso do Tribunal de Contas do Estado de Minas Gerais | Producers/users and archival professionals: collaboration for information organization – the case of the Tribunal de Contas do Estado de Minas Gerais

Emília Barroso Cruz, Júlio César Schroeder Queiroz

Resumo


RESUMO O propósito deste artigo é relatar a experiência do Tribunal de Contas do Estado de Minas Gerais, por intermédio da Coordenadoria de Arquivo Geral e do Grupo Permanente de Avaliação de Documentos (GPAD), na elaboração de seu Plano de Classificação de Documentos de Arquivo, referente às suas atividades meio e fim. Foi utilizada a metodologia ISO 15.489-1, detalhada pelo Arquivo Nacional da Austrália, que prevê a criação de equipe multidisciplinar para a execução dos trabalhos. Abordamos neste artigo as adaptações necessárias à formação da equipe diante da realidade da instituição e de seus servidores e a relação de cooperação e troca de conhecimento entre os profissionais de informação e os servidores especialistas das áreas do Tribunal de Contas. Tal cooperação redundou na abertura de um canal de diálogo entre os envolvidos, possibilitando o entendimento sobre as necessidades dos produtores/usuários de informação e dos profissionais responsáveis pelo seu tratamento.

Palavras-chave: Documentos de Arquivo; Plano de Classificação; Profissional de informação; Usuários; Recuperação da Informação.

ABSTRACT The purpose of this article is to report the experience of the Tribunal de Contas do Estado de Minas Gerais, through Coordenadoria de Arquivo Geral and the Permanent Records Evaluation Group, in the elaboration of its Filling Plan, including core and common functions. To achieve it, it was used the ISO 15.489-1 methodology, detailed by the National Archives of Australia, which forecasts the creation of multidisciplinary team to execute the tasks. In this article we adress the needed changes  to train the team in the face of the reality of the institution and its servants and the relationship of cooperation and exchange of knowledge between the information professionals and the expert servers in the areas of the Tribunal de Contas. Such cooperation has resulted in the opening of a dialogue channel among those involved, that made it possible to understand the needs of the producers / users of information and the responsible professionals for its treatment.

Keywords: Archival Records; Filing Plan; Information Professional; Users; Information Retrieval.


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DOI: https://doi.org/10.18617/liinc.v14i2.4298

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