A implantação do Sistema Eletrônico de Informação (SEI) no estado de Alagoas
análise dos benefícios para uma gestão eficiente
Paulo Ricardo Silva Lima[1]
Instituição
Vagner Felisdório dos Anjos[2]
Instituição
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Resumo
Tendo a eficiência como tema transversal, este artigo apresenta o contexto gerencial do Sistema Eletrônico de Informações (SEI), desde seu desenvolvimento pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4) até sua implantação em Alagoas, especificamente nos órgãos do poder executivo da administração direta e indireta, tendo a SEPLAG/AL como Órgão Gestor e o ITEC/AL como Órgão Técnico. Com base nisso, são apresentadas as principais funcionalidades e interface do sistema a fim de verificar os possíveis benefícios oriundos da sua implementação para promoção da eficiência, em especial para os órgãos do executivo em Alagoas. Para isso, é realizada pesquisa que utiliza a abordagem qualitativa e quantitativa, apoiada pelo método indutivo, bem como a abordagem explicativa, baseada na análise documental e levantamento de dados. A partir desse panorama, percebe-se que a rastreabilidade, a segurança, a economia e a facilidade de uso se apresentam como os principais aspectos do sistema levando em consideração o estágio de sua implementação no ambiente analisado. Isso se dá pelo fato da implantação do SEI ser feita por meio de módulos e, por isso, algumas funcionalidades do SEI não estão disponíveis tendo em vista seu status de sua implementação no Poder Executivo do Estado de Alagoas. Ademais, esses pontos levantados, denotados como vantagens, decorrem da implantação do SEI em Alagoas e apresentam relação com o estímulo à eficiência na gestão pública.
Palavras-chave: Sistema Eletrônico de Informações. SEI. Gestão Pública. Eficiência.
THE IMPLEMENTATION OF THE ELECTRONIC INFORMATION SYSTEM (SEI) IN THE STATE OF ALAGOAS
analysis of benefits for efficient managementsubtitle in another language
Abstract
Having efficiency as a transversal theme, this article presents the management context of the Electronic Information System (SEI), from its development by the Federal Regional Court of the 4th Region (TRF4) to its implementation in Alagoas, specifically in the bodies of the executive power of direct administration. and indirect, with SEPLAG/AL as the Managing Body and ITEC/AL as the Technical Body. Based on this, the main features and interface of the system are presented in order to verify the possible benefits arising from its implementation to promote efficiency, especially for the executive bodies in Alagoas. For this, research is carried out using a qualitative and quantitative approach, supported by the inductive method, as well as an explanatory approach, based on document analysis and data collection. From this panorama, it can be seen that traceability, security, economy and ease of use are presented as the main aspects of the system, taking into account the stage of its implementation in the analyzed environment. This is due to the fact that the implementation of the SEI is done through modules and, therefore, some functionalities of the SEI are not available in view of its implementation status in the Executive Branch of the State of Alagoas. Furthermore, these points raised, denoted as advantages, stem from the implementation of the SEI in Alagoas and are related to the stimulus to efficiency in public management.
Keywords: Electronic Information System. SEI. Public Administration. Efficiency.
1 INTRODUÇÃO
Ao levar em consideração a importância de estabelecer mecanismos capazes de diminuir a distância entre as demandas socioeconômicas e as soluções disponibilizadas pelo serviço público, o setor público vem buscando alternativas para tornar-se capaz de atender às demandas modernas, especialmente relacionadas à velocidade na prestação de serviços, transparência e disponibilidade de informações em tempo real (FERNANDES; VECCHIA; VOLQUIND; GAYER, 2020).
Esse cenário sinaliza a necessidade de promover, de acordo com Longo (2020, p. 46), “ganhos de eficiência num contexto de crescentes dificuldades na sustentabilidade de alguns serviços públicos”. Assim, a inovação surge como estratégia transversal para que o setor público lide com as pressões internas, relacionadas a transformação dos seus produtos, processos, estruturas e regras, e externas, direcionadas ao desempenho de liderança nas estratégias de inovação territorial para facilitar a ação de empreendedores e inovadores sociais (LONGO, 2020). Neste sentido, a inovação, no âmbito tecnológico, passa a ser fundamental e se apresenta através da adoção de programas e sistemas de computação para operacionalização do cotidiano (FERNANDES; VECCHIA; VOLQUIND; GAYER, 2020).
Especialmente no contexto das iniciativas inovadoras do governo federal relacionadas à eficiência dos processos administrativos, o Ministério da Economia - que assumiu, em 2019, as funções do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão - selecionou o Sistema Eletrônico de Informações (SEI) para compor sua estratégia de economia, celeridade processual e agilidade dos meios de trabalho preconizada pela iniciativa multilateral do Processo Eletrônico Nacional (PEN).
O SEI foi desenvolvido pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4) e é uma plataforma que engloba um conjunto de módulos e funcionalidades que promovem a eficiência administrativa e é uma solução cedida de forma gratuita para instituições públicas (GARCIA, 2021). No mesmo ambiente de trabalho, esse sistema possibilita a padronização dos fluxos, além de permitir a produção, edição, assinatura e trâmite de documentos. Também, consente a atuação simultânea de várias unidades, proporciona a virtualização de processos e documentos em um mesmo processo o que, por isso, acaba diminuindo o tempo de execução das atividades (PRET; NOVAIS, 2018).
Diversos órgãos públicos estão adotando o SEI, mostrando que ele vem se tornando o sistema informatizado mais utilizado para a produção, tramitação e gestão de processos administrativos no setor público (GARCIA, 2021). Em 2018, Alagoas aderiu, no âmbito do poder executivo do estado, a modernização da gestão dos processos administrativos por meio da implantação do Sistema Eletrônico de Informações nos órgãos da administração direta e indireta.
Baseado no contexto de discussões relativas à eficiência da administração pública alagoana, tomando por objeto central o Sistema Eletrônico de Informação (SEI), este artigo busca verificar quais os benefícios da implantação do SEI nos órgãos estaduais de Alagoas para que a administração pública alcance o princípio constitucional da eficiência. O objetivo é analisar como a implantação do SEI pode ser útil para a construção de uma gestão pública eficiente, examinando os elementos tecnológicos apresentados na interface do SEI disponíveis para o usuário (usuário externo/ capacidade de interoperabilidade/ acessibilidade/ usabilidade); identificando as principais barreiras para a implantação do SEI; e verificando os benefícios da implantação do SEI (rastreabilidade/ economia/ segurança/ etc).
De seguida, são apresentados o referencial teórico relacionado à eficiência, tecnologia e sistemas - em especial o SEI -; a metodologia adotada neste estudo; a análise dos resultados; e, por fim, as considerações finais e conclusões provenientes desta pesquisa.
2 O PRINCÍPIO DA EFICIÊNCIA NA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA
A eficiência, enquanto princípio constitucional da Constituição da República do Brasil (1988), baliza os órgãos, diretos e indiretos, da administração pública quando se propõem criar, executar e controlar suas atividades, projetos, programas e políticas públicas. Desordi e Bona (2020, p. 7) lembram que
[...] a própria carta constitucional de 1988, antes da inclusão expressa da eficiência como princípio, já fazia referência a ela, em alguns dispositivos, como obrigação constitucional da Administração Pública. É o caso, por exemplo, do art. 74, inciso II, da Constituição Federal, que estabelece a obrigatoriedade da manutenção de sistema de controle interno pelos poderes Executivo, Legislativo e Judiciário, com a finalidade de “comprovar a legalidade e avaliar os resultados, quanto à eficácia e eficiência da gestão orçamentária, financeira e patrimonial nos órgãos e entidades da administração federal, bem como da aplicação de recursos públicos por entidades de direito privado.
Nesse contexto, Desordi e Boni (2020, p. 7) esclarecem que a “positivação da eficiência, como princípio constitucional, veio ratificar uma obrigação inerente à atividade administrativa, considerando o modelo gerencial de administração do Estado”.
Segundo Silva e Crisóstomo (2019, p. 793), “o conceito de eficiência está relacionado à combinação ótima entre recursos e produtos, ou seja, a eficiência objetiva maximizar a produção minimizando os recursos aplicados”. Assim, esse princípio se apresentou como a exaltação de uma obrigação específica do administrador público de fazer suas atribuições com prontidão, perfeição e rendimento funcional, onde a eficiência administrativa é utilizada na mensuração dos custos da satisfação das necessidades no que se refere ao grau de utilidade alcançado. (DESORDI; BONA, 2020)
Vale ressaltar que, durante o século XX, houve um aumento da complexidade das demandas das sociedades e da burocratização das entidades públicas. Entretanto, não se percebe o aumento da eficiência acompanhando essa tendência. Neste cenário, os problemas de cunho ambiental e de ordem social e econômica possibilitaram a criação de modelos de desenvolvimento sustentáveis, os quais demandam uma visão global dos problemas, com maior interação social e desenvolvimento de políticas públicas eficientes (ALMEIDA; CURI; VIEIRA; MEDEIROS, 2018). Ainda, o crescimento populacional implica no aumento de processos administrativos que tramitavam no formato físico (em papel). Então, Netto, Campagnoli e Garcia (2021) explicam que “esse aumento populacional implica em majoração de processos, sendo que a evolução tecnológica fornece suporte para agilização dos processos”.
Em suma, Desordi e Bona (2020, p. 8) ratificam que “o princípio da eficiência consiste, portanto, na realização racional da atividade administrativa, tornando-a o mais otimizada possível, considerando os aspectos produtivos, econômicos e temporais”.
Partindo dessas condições, espera-se que os
gestores cheguem ao máximo resultado da utilização dos recursos auferidos da
sociedade, permitindo a rentabilidade máxima a partir do usufruto dos serviços
e/ou produtos, prestados pela gestão pública, desde que exista uma maneira de
comparar produtos e/ou os serviços e verificar se estes estão abaixo do valor
fornecido por outras entidades, mantendo a mesma qualidade (NETO; SILVA; SILVA,
2017). Sendo assim, Desordi e Bona (2020, p. 9) indicam que “a eficiência
constitui o princípio mais moderno da função administrativa, exigindo-se que
ela seja exercida com presteza, perfeição e rendimento funcional, não bastando
apenas que seja desempenhada com legalidade”.
3 O USO DAS TECNOLOGIAS PARA A PROMOÇÃO DA EFICIÊNCIA NA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA
O processo da busca pela eficiência na administração pública passa pela percepção das necessidades, relacionadas ao cliente, sobre o uso dos serviços oferecidos. Assim, Netto, Campagnoli e Gracia (2021, p. 177) explicam que “qualquer pessoa que acione a administração pública, necessita de uma resposta, que seja dotada da maior eficácia e com a máxima brevidade possíveis”. Deste modo, se o bem-estar e a continuidade do interesse público são de responsabilidade da administração pública, e se a Constituição sanciona um Estado social, pode-se concluir que a Constituição não está impassível, sendo a eficiência uma evidência de êxito do arquétipo constitucional de Estado social (NETO, 2017).
Neste sentido, existe, por parte da administração pública, a busca por novos instrumentos que auxiliem na otimização dos processos administrativos. Assim, Desordi e Bona (2020, p. 9) elucidam que “uma alternativa que vem sendo utilizada por entidades públicas consiste na implantação de sistemas para auxiliar no desenvolvimento das atribuições dos agentes públicos”. Nesse cenário, a administração eficiente é substância ligada intimamente à efetivação do princípio da socialidade. Assim, a definição do próprio estado social é eficaz pela operacionalização da eficiência. A entrega de um estado de bem-estar, constitucionalmente validado, define como fundamental a eficiência na realização do serviço público (NETO, 2017). Por isso, Netto, Campagnoli e Garcia (2021, p. 177) enfatizam que é “neste compasso que se pode fazer um entrelaçamento da tecnologia com os princípios elencados, dado que esta pode ser utilizada para agilizar esses procedimentos”.
Com o avanço tecnológico e aumento das exigências da sociedade, a pressão para que o Estado se reinvente cresceu, tornando os serviços modernos e apresentando maior transparência aos dados públicos. Então, a disposição estratégica das entidades públicas parte da aposta na prática da transformação digital, que possibilita aprimorar o desempenho e a eficiência no setor público por meio do emprego inteligente da tecnologia. (ALVARENGA, 2019). A utilização, com eficiência, de dados para o acesso célere e democratizado à informação aumenta, segundo Alvarenga (2019, p. 1), “os padrões de qualidade e transparência de serviços, refletindo-se na melhoria das interações com os cidadãos e redução de custos”. Uma gestão eficaz, no que se refere a agilidade de execução de procedimentos, pode ser aprimorada ao aplicar as ferramentas tecnológicas, sendo controlado, com maior rigor de prazos, pelos servidores das áreas administrativa e judicial. Esses, de acordo com Netto, Campagnoli e Garcia (2019, p. 178), “são fatores que se entrelaçam, para que tudo funcione como numa engrenagem, com ritmos pré-definidos e ajustados, para uma rápida solução de procedimentos administrativos e judiciais”.
Neste contexto, a geração de valor e a criação de vantagens competitivas devem ser reaprendidas pelas organizações públicas, utilizando a inovação como fio condutor para assumir e ultrapassar os desafios do processo de mudança, empregando a tecnologia como meio para aprimorar os resultados, levando em consideração a experiência do cliente, a cultura da organização e a capacitação do público interno. A partir disso, Alvarenga (2019, p. 10) indica que “é relevante entender como as organizações públicas podem tirar proveito da oportunidade de inovar, diferenciar e crescer, gerindo as mudanças provocadas pela transformação digital”. Aqui, a fim de direcionar para o recorte desta pesquisa, o estudo dedica-se para o processo de inovação relacionado aos processos administrativos dentro do setor público e, portanto, estabelecendo como ferramenta para solucionar pautas de ordem administrativas o processo administrativo composto, de acordo com a cronologia dos fatos, por atos normativos. Silva e Souza (2020, p. 6) explica que “essa formalização pode ser entendida como uma sequência de documentos organizados, podendo ser tanto físicos como digitais”.
Não obstante, o documento em formato digital proporcionar facilidade de produção e acesso, principalmente quando a tramitação e o gerenciamento desses documentos são apoiados por um sistema eletrônico, é relevante considerar aspectos relacionados à preservação, veracidade e outros pontos inerentes à gestão documental. O uso de tecnologias da informação e comunicação (TIC), acima de tudo em uma sociedade progressivamente conectada, permite ao Estado oferecer maior transparência dos atos e o fornecimento de serviços mais eficientes (SILVA; SOUZA, 2020).
Nesse sentido, é concedida a possibilidade de analisar o Sistema Eletrônico de Informações (SEI), que é um produto do projeto Processo Eletrônico Nacional (PEN) desenvolvido pelo Tribunal Regional Federal da quarta região (TRF4), com o objetivo de operacionalizar a tramitação e gerenciamento de processos administrativos e documentos e no setor público. (SILVA; SOUZA, 2020).
Por fim, pode-se destacar que a inovação, por meio da tecnologia, mostra-se como um instrumento fundamental para a otimização da gestão pública, com atenção para os princípios que orientam a atividade administrativa (DESORDI; BONA, 2020). Sustentado na política de reforma gerencial do Estado, Silva e Souza (2020, p. 7) entende que “a principal finalidade do cumprimento da eficiência na administração pública, bem como da utilização de tecnologias para tramitação dos atos processuais de forma célere, publicizado e menos burocrático”.
4 O SISTEMA DE INFORMAÇÃO ELETRÔNICO (SEI): UMA NOVIDADE BEM VINDA
Segundo Netto, Campagnoli e Garcia (2021, p. 178), “não haveria sentido na adoção de medidas tecnológicas se não fossem usadas para atingir os objetivos propostos”. Neste caso, “a demanda moderna por velocidade na prestação de serviços, por transparência e disponibilidade de informações em tempo real, por adoção de critérios objetivos e por sistematização leva a busca por inovação”. (FERNANDES; VECCHIA; VOLQUIND; GAYER, 2020, p. 5).
Então, Fernandes, Vecchia, Volquind e Gayer (2020, p. 2) reforçam a ideia de que “inovar no setor público tem sido uma realidade crescente. Inovações tecnológicas, como adoção de programas e sistemas de computação para operacionalização dos seus cotidianos, registram maiores evidências”. No âmbito da gestão pública, lembra-se da importância do desenvolvimento do Sistema Eletrônico de Informações (SEI) pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região, especialmente por meio de seu setor de informática. (NETTO; CAMPAGNOLI; GARCIA, 2021).
A partir dessa nova realidade, voltada para o incentivo e desenvolvimento de inovações para a administração pública, o SEI é evidenciado, de acordo com Silva e Souza (2020), “como a principal ferramenta para promoção da publicidade na tramitação processual, principalmente em tempos de pandemia, tornando a gestão pública mais eficiente e proporcionando a economia dos escassos recursos públicos”. Até então, a análise dos pedidos era feita partindo de informações viabilizadas no papel e não havia a possibilidade de avaliação simultânea por mais de um servidor, tendo em vista a necessidade de o processo realizar, fisicamente, uma vez que o processo devia realizar, fisicamente, a sua trajetória de análise. (FERNANDES; VECCHIA; VOLQUIND; GAYER, 2020).
O software SEI foi escolhido pelo governo federal por meio do, até então, Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão como solução tecnológica para entes federativos, órgãos e/ou instituições. A validação do Sistema Eletrônico de Informações (SEI) foi feita pela equipe do projeto Processo Eletrônico Nacional, pela Secretaria-Executiva e pela Assessoria Especial para Modernização da Gestão. Isso se deu com o objetivo de que houvesse cessão do SEI para o Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão. A partir disso, foi sucedida a publicação, no Portal do Software Público, resultando na assinatura de Acordo de Cooperação Técnica com o Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4). (GARCIA, 2021).
Em tempo, o SEI, para Garcia (2021, p.49), é “[...] um software que possui uma plataforma de módulos e funcionalidades que visam à eficiência e eficácia administrativa”. Ainda, o Processo Eletrônico Nacional (PEN) é
[...] uma iniciativa conjunta de órgãos e entidades de diversas esferas da administração pública para a construção de uma infraestrutura pública de processo administrativo eletrônico. Uma iniciativa de gestão pública, que visa a obtenção de substanciais melhorias no desempenho dos processos da administração pública, com ganhos em agilidade, produtividade, satisfação do público usuário e redução de custos. (MINISTÉRIO DA ECONOMIA, 2022).
A partir disso, foi estabelecido o decreto que regulamenta o SEI, n.º 8.539/2015, que institui a utilização do sistema para a tramitação de processos nas entidades públicas da administração direta, autárquica e fundacional (BRASIL, 2015). Ainda, a função do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão, atual Ministério da Economia, e do TRF4 como agentes sociais foi essencial na seleção e desenvolvimento do sistema bem como na criação da dinâmica de cessão do software aos órgãos e instituições públicas (GARCIA, 2021). Vale ressaltar que o SEI foi escolhido, segundo Garcia (2021, p. 49), “enquanto sistema informatizado no contexto do PEN” e, no decreto n.º 8.539, de 8 de outubro de 2015, art. 3º, observam-se os motivos pelos quais o SEI foi escolhido como software pela administração pública federal, pois pretende ser capaz de:
I - Assegurar a eficiência, a eficácia e a efetividade da ação governamental e promover a adequação entre meios, ações, impactos e resultados; II - promover a utilização de meios eletrônicos para a realização dos processos administrativos com segurança, transparência e economicidade; III - ampliar a sustentabilidade ambiental com o uso da tecnologia da informação e da comunicação; e IV - facilitar o acesso do cidadão às instâncias administrativas. (BRASIL, 2015).
Ademais, o escopo inicial da criação e o desenvolvimento do SEI era, segundo Garcia (2021) “para as especificidades e necessidades do TRF4 apenas. Ele não foi um sistema informatizado pensado e desenvolvido para ser disponibilizado a outras instituições e órgãos públicos da União”. Entretanto, segundo esclarece o site do Governo federal:
[...] o SEI transcendeu a classificação de sistema eletrônico do TRF4, para galgar a posição de projeto estratégico para toda a administração pública, amparando-se em premissas altamente relevantes e atuais, tais como: a inovação, a economia do dinheiro público, a transparência administrativa, o compartilhamento do conhecimento produzido e a sustentabilidade.” (MINISTÉRIO DA ECONOMIA, 2022).
Segundo Netto, Campagnoli e Garcia (2021, p. 180), destacam-se, no SEI, “a facilidade no acesso, a disponibilização de uma quantidade maior de informações referentes ao processo, a redução de custos e riscos e, notadamente, a sustentabilidade”. O Portal do Processo Eletrônico Nacional, apresenta o SEI como um sistema intuitivo, “estruturado com boa navegabilidade e usabilidade”, que apresenta
[...] funcionalidades específicas: controle de prazos, ouvidoria, estatísticas da unidade, tempo do processo, base de conhecimento, pesquisa em todo teor, acompanhamento especial, inspeção administrativa, modelos de documentos, textos padrão, sobrestamento de processos, assinatura em bloco, organização de processos em bloco, acesso externo, entre outros. (MINISTÉRIO DA ECONOMIA, 2020).
Outro aspecto importante é a abrangência do SEI, sendo indicado para órgãos públicos sem sistemas, incentivando o aprimoramento do controle e gestão dos documentos nato digitais, especialmente depois da publicação da Portaria n.º 179, de 22 de abril de 2019, que elenca as medidas de racionalização do gasto público, com foco nas contratações para aquisição de bens e prestação de serviços, entre outras providências. (GARCIA, 2021).
Por fim, Silva e Souza (2020, p. 11) apontam que “o SEI pode ser acessado por computador, tablets e smartphones, bastando apenas estar conectado à Internet”. Ainda, o Sistema Eletrônico de Informações, além de servir para a tramitação de processos administrativos eletrônicos, também pode ser acesso gratuito por meio do Aplicativo SEI, disponibilizado via celular tanto na Apple Store quanto no Google Play, permitindo a migração das funcionalidades da tela do computador para outro dispositivo. (GARCIA, 2021).
5 METODOLOGIA
Essa pesquisa utiliza a abordagem Quantitativa e Qualitativa, apoiada pelo método indutivo. Gil (2008) e Lakatos e Marconi (2017) indicam que a pesquisa é quantitativa quando o pesquisador utiliza de recursos matemáticos e estatísticos para extrair informações do objeto de estudo, já a qualitativa é utilizada para explorar as nuances intrínsecas do objeto, com a finalidade de compreender a relação dele com outros objetos e elementos presentes no espaço. Quanto ao método indutivo, Suertegaray (2005, p. 15) afirma que “trata-se de um método que privilegia o processo de indução, que parte da observação dos fenômenos através dos sentidos para deduzir teorias.”
Para que os objetivos apresentados nesse artigo sejam alcançados, foi utilizada a abordagem explicativa, respaldada pela análise documental e levantamento de dados, os quais foram coletados no portal digital do SEI (https://portal.sei.al.gov.br/).
6 A IMPLANTAÇÃO DO SEI EM ALAGOAS
O sistema Eletrônico de Informação (SEI) foi instituído, pelo poder executivo do Estado de Alagoas, por meio do Decreto nº 58.688, de 25 de abril de 2018, publicizado no Diário Oficial do Estado de Alagoas (ano 106 – número 815), para ser o “sistema oficial para gestão de documentos e processos administrativos, no âmbito dos órgãos e entidades da administração direta e indireta do poder executivo estadual”, em substituição ao Sistema Integrado de Gestão Pública (INTEGRA).
A partir disso, o artigo 2º deste decreto elenca os objetivos da implantação do SEI nos órgãos do Poder Executivo do Estado de Alagoas:
I. aumentar a produtividade e a celeridade na tramitação de documentos e processos; II. Aprimorar a segurança e a confiabilidade dos dados e informações; III. Criar condições mais adequadas à produção e utilização de informações; IV. Facilitar o acesso às informações; e V. reduzir o uso de papel, os custos operacionais e de armazenamento da documentação. (ALAGOAS, 2018).
Para que o SEI fosse estabelecido, o artigo 3º do referido decreto elenca a estrutura de gestão, que deve ser composta por:
I. Órgão Gestor: Secretaria de Estado de Planejamento, Gestão e Patrimônio SEPLAG, por meio do Núcleo Técnico Gestor do SEI/AL, composto por servidores de áreas estratégicas em relação ao tema, indicados pelo titular, cuja competência é a impl antação e manutenção do SEI; II. Órgão Técnico: Instituto de Tecnologia em Informática e Informação do Estado de Alagoas – ITEC, estrutura orgânica responsável pela tecnologia da informação no âmbito do Poder Executivo do Estado de Alagoas; e Órgãos e Entidades do Poder Executivo Estadual, por meio de: a) Núcleos Técnicos Setoriais de Gestão do SEI/AL nos órgãos e entidades onde se realizem a implantação e manutenção do SEI, constituídos por servidores de áreas estratégicas ao tema, com competência para tal, indicados pelos titulares; b) Unidades de Tecnologia da Informação do SEI/AL, estruturas orgânicas responsáveis pela tecnologia da informação no âmbito de cada Órgão e Entidade do Poder Executivo do Estado de Alagoas; e c) Usuários do SEI/AL, servidores lotados nos Órgãos e Entidades do Poder Executivo do Estado e público externo. (ALAGOAS, 2018).
Neste sentido, cada parte desta estrutura possui responsabilidades específicas para que o SEI seja executado. O Órgão Gestor, representado pela SEPLAG/AL, tem a finalidade de “planejar e coordenar a implantação” do SEI. Assim, o Órgão Técnico, simbolizado pelo ITEC/AL, tem como objetivo “garantir recursos de tecnologia da informação, equipe técnica especializada, recursos materiais e estrutura para implantação, manutenção e sustentação” do SEI.
Em seguida, o Governo do Estado de Alagoas, em Diário Oficial, publicou o Decreto nº 58.689, de 25 de abril de 2018, que dispõe sobre o “uso do meio eletrônico para prática de atos e tramitação de processos administrativos”. Neste caso, este instrumento, conforme artigo 3º, tem o objetivo de
I. Assegurar a eficiência, a eficácia e efetividade da ação governamental e promover a adequação entre meios, ações, impactos e resultados; II. promover a utilização de meios eletrônicos para a realização dos processos administrativos com segurança, transparência e economicidade; III. ampliar a sustentabilidade ambiental com o uso da tecnologia da informação e da comunicação; e IV. facilitar o acesso do cidadão às instâncias administrativas.” (ALAGOAS, 2018).
Assim, esse decreto elenca os tipos de documentos viáveis dentro do sistema (nato-digital e digitalizado), a autenticidade desses documentos, da realização e da classificação destes no processo administrativo eletrônico, respectivamente através da sua assinatura, da data e hora dispostas nesta assinatura e da escolha de acesso à íntegra do documento – podendo ser classificado como público, restrito e sigiloso.
Então, a SEPLAG publicou a Instrução Normativa (IN) SEPLAG nº 04/2018, no dia 01 de junho de 2018, em Diário Oficial do Estado de Alagoas, para tratar “sobre os procedimentos relativos ao funcionamento e à utilização do Sistema Eletrônico de Informações – SEI no âmbito dos órgãos e entidades, direta ou indiretamente, controladas pelo Poder Executivo do Estado de Alagoas”. Essa IN tem como objetivo, conforme Artigo 1º, “estabelecer normas e procedimentos para a implantação, operacionalização e disciplina do Sistema Eletrônico de Informações – SEI.” Assim, estipula-se a adesão gradativa dos órgãos do poder executivo do estado, bem como a atuação do Núcleo Técnico Gestor do SEI/AL, que tem como objetivo “promover a gestão do sistema e de sua implantação nos órgãos e entidades da administração direta e indireta do Poder Executivo Estadual.” Ademais, trata-se também dos acessos ao SEI, bem como do nível de acesso que um usuário pode receber, sendo básico, administrador local, protocolo, auditor, ouvidoria, arquivamento e usuário externo.
7 FUNCIONALIDADES E INTERFACE DO SEI: BENEFÍCIOS E DESAFIOS PARA A PROMOÇÃO DA EFICIÊNCIA NO ESTADO DE ALAGOAS
O Sistema Eletrônico de Informações (SEI) possui, dentro do escopo de procedimentos que cabem ao seu objetivo, diversas funcionalidades que tratam, exclusivamente, da criação, instrução, tramitação e arquivamento de processos administrativos. Para isso, foi desenhado um conjunto de parâmetros para o acesso às informações que estão dispostas nos documentos, estipulando o tipo de usuário, o nível de sigilo do documento/ processo e o acesso às funções específicas de uma unidade criada dentro do sistema, como é o caso do protocolo ou da unidade de arquivamento.
Para que isso seja possível, o sistema é separado por módulos e eles devem ser implantados gradativamente. Cada módulo permite o acesso a um conjunto de funcionalidades/ upgrades do sistema. A implantação desses módulos deve ser de acordo com as diretrizes propostas pelo TRF4, em acordo com o Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão, e executadas pela SEPLAG/AL e ITEC/AL justamente pela competência desses órgãos dentro do processo de implantação do sistema nos órgãos do Poder Executivo do Estado de Alagoas.
Vale ressaltar que o SEI possui layout de fácil entendimento, utilizando ícones/ imagens para indicar as funções disponíveis de acordo com a demanda da etapa do processo, auxiliada pela apresentação nomeada da sua ação quando o usuário passa o cursor, sendo este um recurso de apoio importante para a usabilidade do sistema. Além disso, oferece ferramentas que ajudam o rastreio de processos, como a função “Acompanhamento Especial”, e organização/ controle processual dentro da seção “Controle de Processos”, como é o caso dos marcadores e da “Atribuição de Processos”. Ainda sobre o uso do sistema, é possível utilizar o apoio dos documentos das Bases de Conhecimento. Nestes, estão dispostos o fluxo processual e os documentos recomendados para cada etapa do processo, relacionados ao tipo de processo escolhido.
Sobre os tipos de arquivos que podem ser incluídos como documento externo no SEI, a Seplag estabeleceu, por meio da “Lista de Extensões de Arquivos Permitidas no SEI/AL”, uma relação de extensões, com respectivos tamanhos (em megabytes), expandindo a capacidade de receber outros tipos arquivos para instrução processual, sendo este um avanço no processo de implantação do sistema nos órgãos do Poder Executivo do Estado bem como uma melhoria das funcionalidades disponibilizadas pelo sistema para seus usuários.
No que se refere a mudança do uso de processos físicos pelos processos eletrônicos, é perceptível a economia de insumos por parte dos órgãos onde o SEI foi implementado. Naturalmente, este fato - da redução dos insumos para abertura e instrução de processos físicos - se estende para o uso de equipamentos auxiliares, como impressoras, CDs (o sistema consegue incluir fotos, vídeos, planilhas e documentos em Word) e outros aparelhos eletrônicos que auxiliam a abertura e tramitação de processos no formato físico.
Em tempo, percebe-se como benefício importante do sistema a rastreabilidade dos documentos e processos, não só sobre a demanda do usuário enquanto parte interessada, mas também por parte da sociedade em geral. Isso se dá pelos instrumentos de pesquisa, em paralelo com as funcionalidades elencadas anteriormente, disponíveis no sistema e no portal do SEI. Ambas são de fácil acesso e entendimento, com diversas possibilidades de compor critérios para pesquisa dentro do sistema. Esse aspecto, a rastreabilidade, acompanha outra vantagem: a transparência. Todos os documentos e processos possuem marcadores de tempo (com o dia e horário), de espaço (com a unidade de origem do documento/ processo) e de responsabilidade (indicando o responsável pela inclusão do documento ou abertura/ encerramento do processo). Isso permite o comprometimento do usuário e endossa a seriedade do objetivo do sistema, facilitando a aplicação de atos normativos direcionados à administração pública, seja pelo conteúdo, seja pela atuação do usuário.
Em paralelo, os mecanismos de rastreabilidade auxiliam na garantia da segurança das informações, principalmente no que se refere à responsabilização do autor dos arquivos, bem como na garantia de que o processo não será rasurado, extraviado ou perdido. Além disso, os documentos são assinados eletronicamente, recebendo um QR Code junto com a autenticação conferida pelo órgão responsável pela implementação do sistema. Neste caso, a assinatura do documento também pode ser feita por meio de token, podendo ser disponibilizada - ou não -pelo órgão responsável pela implementação do sistema.
Vale ressaltar que o módulo que trata do arquivamento dos processos não está implantado em Alagoas. Ainda assim, não há impeditivos para que o processo seja concluído com sucesso, tampouco que exista dificuldade em encontrá-lo na pesquisa, tanto dentro do ambiente do SEI como no portal do SEI Alagoas.
Os processos abertos no sistema podem ser tramitados entre os órgãos que possuem o SEI implantado, desde que sejam vinculados ao referido Órgão Gestor. Nesse caso, a tramitação processual entre entidades ligadas a Órgãos Gestores diferentes só é possível mediante a instalação de extensão específica. Em Alagoas, especificamente no âmbito do poder executivo estadual, esta função não está disponível, o que demanda a utilização de recursos externos ao sistema para que as informações sejam enviadas e/ou recebidas.
A implantação de novos módulos - pelo Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão a partir da estrutura de desenvolvimento tecnológico do TRF4 - nos órgãos do Poder Executivo do Estado de Alagoas depende, em grande medida, da infraestrutura do Órgão Gestor, neste caso a Secretaria de Estado de Planejamento, Gestão e Patrimônio (SEPLAG/AL), e od órgão Técnico, representado pelo Instituto de Tecnologia em Informática e Informação do Estado de Alagoas (ITEC/AL). Atualmente, a versão disponível para uso em Alagoas é a SEI 3.0.15, sendo a mais SEI 4.0.x a mais recente.
8 CONSIDERAÇÕES FINAIS
A eficiência, sendo um princípio da administração pública, é levada em consideração, inclusive, no aprimoramento tecnológico dos processos, produtos e serviços do serviço público. Essa transformação pode ser auxiliada por sistemas que, na sua maioria, tem o objetivo de facilitar a operacionalização dos procedimentos cotidianos. A oportunidade de inovar, no âmbito processual, tornou-se o cerne do projeto criado a partir de uma iniciativa entre órgãos e entidades da administração pública, conhecido como Processo Eletrônico Nacional (PEN), onde o Sistema Eletrônico de Informações (SEI) foi escolhido pela Secretaria-Executiva e pela Assessoria Especial para Modernização da Gestão do - até então - Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão, que resultou em um Acordo de Cooperação Técnica como Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4).
O SEI surge, nesse contexto, como uma ferramenta capaz de tornar eficiente a abertura e instrução processual, onde os processos administrativos deixam de ser no formato físico e passam a ser digitais. Sob a responsabilidade, atualmente, do Ministério da Economia, o Governo de Alagoas, por meio da Secretaria de Estado do Planejamento, Gestão e Patrimônio (SEPLAG/AL), implanta e operacionaliza o sistema nos órgãos relacionados ao Poder Executivo do Estado de Alagoas.
A partir disso, o sistema vem sendo implementado de acordo com as diretrizes estabelecidas pelo TRF4 e apresenta um conjunto de soluções que demonstram benefícios importantes para a gestão pública. Desde o layout, que privilegia uma interface de fácil entendimento, até a busca pelas informações processuais - tanto pelo interessado do processo como a sociedade em geral (levando em consideração os critérios dos níveis de acesso à informação) - observa-se um consistente conjunto de vantagens para a administração pública e a sociedade em geral.
Neste sentido, a rastreabilidade, junto com a segurança, se apresenta como uma das principais prerrogativas do SEI. Isso porque os dados referentes ao responsável pelo processo/ documento são apresentados e disponíveis, bem como todas as etapas da sua tramitação, sendo acessíveis (levando em consideração o nível de acesso do processo/documento) tanto para o usuário do SEI como para o interessado, por meio do Portal do SEI. Além disso, os documentos internos recebem assinatura digital autenticadas pelo órgão responsável pela implantação do sistema ou por meio do uso de token.
Em paralelo, a economia promovida pela mudança do uso de processos administrativos no formato físico para o digital é perceptível, e é um benefício apontado em conjunto, por exemplo, da disponibilidade de documentos que direcionam a instrução processual, conhecidos como Base de Conhecimento, bem como a variedade de arquivos que podem ser incluídos no processo, como planilhas, fotos e vídeos.
O SEI possui um conjunto de mecanismos que auxiliam a gestão pública a tornar-se eficiente. Isto foi um dos pilares para sua criação. A sua implantação, dividida por módulos, tem sido, para o Órgão Gestor do SEI no Poder Executivo de Alagoas, um ponto de reflexão sobre a inclusão de novas funcionalidades. Aponta-se, neste contexto, aspectos relacionados à necessidade da implantação e operacionalização do módulo de arquivamento e outros upgrades que podem ser acrescentados a partir dessa melhoria. Ainda, o sistema está implantado há mais de 3 anos é o único válido para abertura e tramitação processual para/ entre os órgãos do executivo de Alagoas.
REFERÊNCIAS
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