ANÁLISE DOS GARGALOS NA FORMALIZAÇÃO DE INSTRUMENTOS JURÍDICOS E NA NEGOCIAÇÃO DE PROPRIEDADE INTELECTUAL
estudo de caso comparativo entre os órgãos de inovação das ICTs Públicas Federais do RS
Samuel Segabinazzi[1]
Universidade Federal de Santa Maria
Betina Gomes Nazário[2]
Universidade Federal de Santa Maria
Luana Giazzon[3]
Universidade Federal de Santa Maria
Paulo Mayorga[4]
Universidade Federal do Rio Grande do Sul
mayorga@farmacia.ufrgs.br
Alexandre Meneghello Fuentefria[5]
Universidade Federal do Rio Grande do Sul
alexandre.fuentefria@gmail.com
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Resumo
Este estudo compara os gargalos na formalização de instrumentos jurídicos e na negociação de Propriedade Intelectual (PI) nos órgãos de inovação das Instituições Científicas e Tecnológicas (ICTs) Públicas Federais do Rio Grande do Sul (RS). A análise abrange aspectos como a capacitação das equipes, a padronização de trâmites e a comunicação interna entre as áreas, com foco na eficiência e celeridade dos processos. A partir de uma pesquisa exploratória e de dados coletados por questionários, foram identificados os principais desafios assim como as propostas de soluções práticas para mitigar esses gargalos.A análise também utilizou como referência a atuação da Proinova (UFSM), destacada por suas práticas estruturadas e alinhadas às melhores metodologias na área. O estudo visa contribuir para o aprimoramento dos processos de negociação e formalização de PI, oferecendo um checklist de melhores práticas e destacando a importância da capacitação contínua e da integração entre os setores das ICTs.
Palavras-chave: propriedade intelectual; ICTS; inovação; formalização de instrumentos jurídicos; processos; gargalos; negociação de propriedade intelectual.
ANALYSIS OF BOTTLENECKS IN THE FORMALIZATION OF LEGAL INSTRUMENTS AND INTELLECTUAL PROPERTY NEGOTIATION
a comparative case study of innovation offices in federal public ICTs of Rio Grande do Sul
Abstract
This study compares the bottlenecks in the formalization of legal instruments and the negotiation of Intellectual Property (IP) in innovation offices of Federal Public Scientific and Technological Institutions (ICTs) in Rio Grande do Sul (RS), Brazil. The analysis covers aspects such as team training, standardization of processes, and internal communication between departments, focusing on efficiency and agility. Based on exploratory research and data collected through questionnaires, the main challenges were identified, as well as practical solutions to mitigate these bottlenecks. The analysis also referenced the practices of Proinova (UFSM), recognized for its structured and methodologically sound practices in the field. This study aims to contribute to improving IP negotiation and formalization processes by providing a checklist of best practices and highlighting the importance of continuous training and sector integration within ICTs.
Keywords:intellectual property; ICTs; innovation; formalization of legal instruments; processes; bottlenecks; intellectual property negotiation.
ANÁLISIS DE LOS CUELLOS DE BOTELLA EN LA FORMALIZACIÓN DE INSTRUMENTOS JURÍDICOS Y LA NEGOCIACIÓN DE PROPIEDAD INTELECTUAL
un estudio comparativo de oficinas de innovación em ICTs Públicas Federales de Rio Grande do Sul
Resumen
Este estudio compara los cuellos de botella en la formalización de instrumentos jurídicos y la negociación de Propiedad Intelectual (PI) en oficinas de innovación de Instituciones Científicas y Tecnológicas (ICTs) Públicas Federales en Rio Grande do Sul (RS), Brasil. El análisis aborda aspectos como la capacitación de los equipos, la estandarización de los trámites y la comunicación interna entre áreas, con un enfoque en la eficiencia y agilidad de los procesos. Basándose en una investigación exploratoria y datos recopilados mediante cuestionarios, se identificaron los principales desafíos y se propusieron soluciones prácticas para mitigar estos cuellos de botella. El análisis también tomó como referencia las prácticas de Proinova (UFSM), reconocida por su actuación estructurada y metodológicamente sólida en el área. Este estudio busca contribuir al perfeccionamiento de los procesos de negociación y formalización de PI, ofreciendo un checklist de mejores prácticas y destacando la importancia de la capacitación continua y la integración entre sectores de las ICTs..
Palabras clave:propiedad intelectual; ICTs; innovación; formalización de instrumentos jurídicos; procesos; cuellos de botella; negociación de propiedad intelectual.
1 INTRODUÇÃO
Nos últimos anos, as Instituições Científicas e Tecnológicas (ICTs) Públicas Federais do Rio Grande do Sul (RS) têm enfrentado desafios consideráveis na formalização de instrumentos jurídicos e na negociação de Propriedade Intelectual (PI). Esses processos são fundamentais para o avanço da inovação e do desenvolvimento tecnológico, mas frequentemente esbarram em gargalos que comprometem sua eficiência e celeridade. De acordo com Gil (1999), processos bem estruturados e céleres são essenciais para que organizações cumpram suas funções com eficiência, garantindo a entrega de resultados à sociedade. Ainda segundo Marconi e Lakatos (2003), a análise e o enfrentamento de obstáculos burocráticos são passos fundamentais para a inovação tecnológica, especialmente em ambientes públicos. A complexidade dos procedimentos burocráticos, a falta de uniformidade nas práticas e a carência de recursos especializados são alguns dos principais obstáculos para a execução profícua desses trâmites.
Atualmente, os órgãos de inovação das ICTs buscam mitigar esses problemas por meio de diversas estratégias, como a padronização de procedimentos internos, a adoção de tecnologias de gestão e o desenvolvimento de parcerias com outras instituições. No entanto, tais medidas nem sempre têm sido suficientes para superar todos os desafios, o que resulta em processos ainda lentos e, por vezes, ineficazes. A falta de uma análise comparativa abrangente entre as diferentes ICTs Públicas Federais do RS também dificulta a identificação de práticas bem-sucedidas que poderiam ser replicadas em outras instituições.Adicionalmente, a Pró-Reitoria de Inovação e Empreendedorismo (Proinova) da UFSM foi utilizada como referência prática neste estudo, devido à sua atuação consolidada na formalização de instrumentos jurídicos e na negociação de Propriedade Intelectual, sendo reconhecida como um modelo no contexto regional.
Diante desse cenário, este estudo se justifica pela necessidade de uma análise detalhada dos gargalos que afetam a formalização de instrumentos jurídicos e a negociação de PI nas ICTs do RS. Ao identificar e comparar os processos em diferentes instituições, espera-se não apenas alcançar uma melhor compreensão das dificuldades enfrentadas, mas também propor soluções práticas que possam ser implementadas para que os trâmites de PI alcancem uma performance mais rápida, segura e estável. A importância de um estudo como este reside na identificação e superação dos gargalos, o que é essencial para garantir que as ICTs desempenhem um papel competitivo no ecossistema de inovação, além de ampliar a sua possibilidade de contribuir para o aprimoramento das práticas de inovação, beneficiando diretamente o desenvolvimento tecnológico e econômico da região.
Assim, a presente pesquisa tem como objetivos específicos: elaborar um checklist de itens essenciais para a formalização eficiente de instrumentos jurídicos e de negociação de PI; comparar as práticas entre as ICTs Públicas Federais do estado, a fim de destacar as melhores práticas e identificar áreas de melhoria; verificar quais os principais gargalos nos trâmites analisados e propor soluções práticas para mitigar essas dificuldades, com vistas a melhorar a eficiência e a celeridade nos processos jurídicos e de negociação de PI nessas ICTs.
2 METODOLOGIA
Será realizada uma pesquisa de caráter exploratório para este estudo. A pesquisa exploratória é utilizada quando o pesquisador busca maior familiaridade com o tema ou deseja formular hipóteses sobre um problema ainda pouco compreendido. Segundo Gil (2008), "[...] a pesquisa exploratória visa proporcionar maior compreensão sobre determinado fenômeno, auxiliando na construção de novas hipóteses ou na modificação de conceitos já estabelecidos".
Dessa forma, para investigar os gargalos na formalização de instrumentos jurídicos e na negociação de Propriedade Intelectual nas ICTs Públicas Federais do RS, a metodologia será dividida em três etapas principais, conforme descrito nos itens a seguir.
2.1 COLETA DE DADOS
A coleta de dados será conduzida por meio da pesquisa Survey que, segundo Mineiro (2020), trata-se de uma investigação na qual o conhecimento é alcançado por meio da consulta direta ao sujeito da pesquisa, sendo adequada para diversas situações em que as informações sobre determinados comportamentos só podem ser obtidas por meio de perguntas direcionadas às próprias pessoas envolvidas. A pesquisa Survey utilizada neste estudo será realizada com base em um checklist pré-definido que incluirá itens essenciais para a formalização eficiente de instrumentos jurídicos e a negociação de PI. O questionário será enviado para as nove ICTs do Rio Grande do Sul e suas perguntas foram elaboradas com base na experiência profissional dos autores, considerando as dinâmicas observadas no dia a dia dos órgãos de inovação e sua atuação em processos relacionados à formalização de instrumentos jurídicos e à negociação de Propriedade Intelectual. A seleção dos questionamentos buscou abranger elementos essenciais que pudessem evidenciar os principais gargalos enfrentados e propor soluções pertinentes.
O critério utilizado para a escolha das instituições que participariam da pesquisa foi a verificação da existência de algum órgão de inovação entre as ICTs Públicas e Federais do Rio Grande do Sul, tendo este sido a unidade federativa escolhida pela proximidade com a realidade do pesquisador, sendo elas: Universidade Federal do Rio Grande do Sul (UFRGS), Universidade Federal de Pelotas (UFPEL), Universidade Federal do Pampa (UNIPAMPA), Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia do Rio Grande do Sul (IFRS), Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia Sul-Rio-Grandense (IFSul), Universidade Federal do Rio Grande (FURG), Universidade Federal de Ciências da Saúde de Porto Alegre (UFCSPA), Instituto Federal Farroupilha (IFFAR) e Universidade Federal da Fronteira Sul (UFFS).
2.2 ANÁLISE COMPARATIVA
Para análise comparativa, serão utilizados recursos gráficos para análise dos dados qualitativos e quantitativos. A partir das informações coletadas, serão construídas tabelas e gráficos comparativos, nos quais as ICTs serão dispostas em uma matriz com os itens do checklist, marcando os itens presentes e os ausentes de forma diferenciada entre si. Além disso, gráficos setoriais ou em barras verticais poderão ser utilizados para representar dados quantitativos. A análise permitirá a identificação dos principais gargalos nos processos de formalização e negociação de PI, destacando áreas de eficiência e necessidades de melhoria.
2.3 ELABORAÇÃO DE SOLUÇÕES
Com base nos gargalos identificados, serão propostas soluções práticas para mitigar esses desafios. As soluções serão elaboradas com o intuito de aumentar a eficiência e celeridade dos processos jurídicos e de negociação de PI nas ICTs analisadas. Nessa etapa da pesquisa, será utilizada a abordagem descritiva que, de acordo com Marconi e Lakatos (2003), "[...] tem como objetivo a descrição das características de determinada população ou fenômeno". A pesquisa descritiva busca detalhar e analisar fenômenos observáveis, sem a intenção de interferir ou modificar o objeto de estudo (Gil, 2008).
No presente capítulo serão apresentados os principais elementos que devem ser considerados assim como as ações que podem ser adotadas pelos órgãos de inovação das ICTs para otimizar a condução dos trâmites de formalização de instrumentos jurídicos e negociação de Propriedade Intelectual (PI). Em conjunto a esses elementos e ações, também serão demonstrados em síntese os dados mais relevantes obtidos através da aplicação do questionário junto aos órgãos de inovação das ICTs Públicas Federais do RS. Para tanto, foram elaborados gráficos com base nas respostas fornecidas pelos participantes, com o intuito de identificar os principais gargalos enfrentados na formalização de instrumentos jurídicos e na negociação de Propriedade Intelectual. Por fim, cada gráfico será analisado de forma individual, combinado com algum item essencial para a atuação dos órgãos de inovação das ICTs, destacando-se as razões por trás de cada questão e discutindo-se os resultados encontrados.
3.1 NORMATIVAS E REGULAMENTAÇÕES INTERNAS CLARAS E ADEQUADAS: UM ALICERCE PARA A EFICÁCIA JURÍDICA
Normativas internas bem estruturadas e regulamentações claras são fundamentais para garantir a conformidade jurídica e a eficácia dos processos de formalização de instrumentos jurídicos e negociação de Propriedade Intelectual. Por essa razão, as diretrizes devem refletir as exigências legais atuais e as especificidades das ICTs, com o intuito de minimizar ambiguidades e garantir a uniformidade das operações. A atualização periódica dessas normativas é essencial para manter as ICTs alinhadas com as melhores práticas e exigências regulatórias, assegurando que os trâmites sejam conduzidos de maneira competente, proporcionando também segurança jurídica adequada para a realização das atividades necessárias no processo de transferência de tecnologia.
No âmbito da PROINOVA/UFSM, verifica-se que tal processo está bem consolidado. Em termos numéricos, tem-se 13 resoluções internas para disciplinar diferentes matérias que, na prática, necessitam de instruções claras e precisas. Essas resoluções podem ser encontradas no site Documentos Oficiais – PROINOVA[6]. É importante destacar que as regulamentações internas são um meio muito recomendado para proporcionar o avanço dos Núcleos de Inovação e Tecnologia (NITs) em várias áreas que não estejam devidamente exploradas ou que não receberam a devida atenção. Nesse sentido, cita-se como exemplo a Resolução UFSM N° 143/2023, que estabeleceu diretrizes sobre a utilização de infraestrutura, laboratórios, equipamentos, materiais e demais instalações existentes na Universidade Federal de Santa Maria, em ações voltadas à pesquisa, à extensão, ao desenvolvimento e à inovação, em caráter compartilhado junto à comunidade externa. Tal resolução propiciou uma verdadeira revolução no que se refere ao caráter social e inovador da Universidade dentro de uma comunidade, possibilitando o acesso externo à infraestrutura da instituição para produção de Pesquisa e Desenvolvimento.
Tendo em vista esse contexto, a pergunta "Quais são os principais gargalos que você identifica na formalização de instrumentos jurídicos em seu órgão de inovação?" foi elaborada com o objetivo de identificar os maiores entraves enfrentados pelos órgãos de inovação no processo de formalização. Esse questionamento é fundamental, pois a identificação desses gargalos permite entender quais fatores estão impactando diretamente a celeridade e a eficiência dos trâmites, inclusive possibilitando a proposição mais acurada de soluções práticas que possam mitigar esses problemas, melhorando a atuação dos órgãos de inovação.
Gráfico 1 – Resultado da pergunta "Quais são os principais gargalos que você identifica na formalização de instrumentos jurídicos em seu órgão de inovação?"
Fonte: Elaborado pelo autor, 2024.
Assim, os resultados mostraram que a falta de equipe capacitada foi apontada como o principal gargalo por uma maioria dos respondentes, algo que evidencia um desafio crítico: a ausência de pessoal especializado em Propriedade Intelectual e gestão de instrumentos jurídicos compromete a qualidade e a rapidez dos processos. A sobrecarga de atividades, somada à falta de especialização contínua, retarda o andamento dos trâmites e aumenta o risco de erros, tornando urgente o investimento em formação e capacitação técnica das equipes.
Além disso, a falta de clareza nas normativas internas e a excessiva burocracia figuram em segundo lugar como dificultador para os trâmites de formalização. Mais uma vez, percebe-se que as normas regulamentadoras internas das ICTs desempenham papel crucial e, portanto, quanto mais abrangentes, detalhadas e esclarecedoras forem, melhor serão os resultados, o que pode, inclusive, diminuir o excesso de burocracia.
3.2 EQUIPE PARA PROSPECTAR EMPRESAS E NEGOCIAR PROJETOS E TECNOLOGIAS: O MOTOR DA INOVAÇÃO E DAS PARCERIAS
Na transferência de tecnologias, uma das maiores dificuldades é encontrar interessados para sua utilização ou exploração comercial. Desse modo, uma equipe específica dedicada à prospecção de empresas e à negociação de projetos e tecnologias é fundamental para o sucesso das ICTs na comercialização de suas inovações. Profissionais com habilidades de negociação e conhecimento de mercado podem identificar oportunidades de parceria, conduzir negociações eficazes e maximizar o valor das tecnologias desenvolvidas. Além disso, uma equipe focada na prospecção é capaz de construir redes de contatos estratégicos, algo que expande as possibilidades de inovação e garantindo que as ICTs estejam ativamente envolvidas no mercado tecnológico, bem como na sociedade como um todo.
A Pró-Reitoria de Inovação e Empreendedorismo da UFSM, por exemplo, possui em sua estrutura um Núcleo de Prospecção e Valoração (NPV). O NPV é responsável por fomentar a relação entre a Universidade e as empresas, promovendo tanto a transferência de conhecimento quanto soluções para gargalos tecnológicos. Também busca interessados em utilizar as tecnologias desenvolvidas pela UFSM, além de fomentar a execução de projetos inovadores e identificar as expertises da Universidade para estabelecer parcerias de pesquisa que atendam às demandas tecnológicas do mercado e da sociedade. Atua ainda na realização de programas de fomento de inovação que também promovem a interação entre a UFSM e as necessidades da comunidade externa, com foco no fomento tecnológico.
Nesse âmbito, a pergunta "Em sua opinião, quais são as problemáticas que mais dificultam a negociação de Propriedade Intelectual na atuação do seu órgão de inovação?" foi formulada para entender os principais desafios enfrentados na etapa de negociação de PI. Esse questionamento é essencial, pois a negociação eficaz depende de diversos fatores, incluindo conhecimento técnico e jurídico especializado, que impactam diretamente a capacidade das ICTs de estabelecer parcerias vantajosas e licenciar tecnologias de forma ágil e competente.
Gráfico 2 – Resultado da pergunta "Em sua opinião, quais são as problemáticas que mais dificultam a negociação de Propriedade Intelectual na atuação do seu órgão de inovação?"
Fonte: Elaborado pelo autor, 2024.
Os resultados revelaram que a falta de equipe especializada foi novamente a principal problemática apontada pelos respondentes, reforçando o que já havia sido identificado na pergunta anterior sobre a formalização de instrumentos jurídicos. A ausência de profissionais capacitados para lidar com negociações complexas, aliada à sobrecarga de funções, compromete tanto a formalização quanto a negociação de PI. Essa conexão entre os dois processos evidencia a necessidade urgente de investimentos em capacitação contínua para aprimorar os processos dos órgãos de inovação e qualificar os profissionais que neles operam dos órgãos de inovação.
O segundo maior problema apontado foi a dificuldade em encontrar empresas interessadas. De fato, em inúmeras situações tem-se a tecnologia, todavia, impera a falta interessados em sua exploração comercial e inserção no mercado. Essa dificuldade pode ser reduzida com um setor destinado apenas para prospectar potenciais interessados, com uma equipe qualificada que tenha conhecimento técnico e estratégias para tal. Mais uma vez, fica evidente a necessidade de distribuição de funções específicas dentro dos NITs, além da capacitação de pessoal.
3.3 MODELOS DE MINUTAS CONSOLIDADOS E BEM REDIGIDOS CONFORME A LEGISLAÇÃO PERTINENTE: UM REFORÇO PARA A SEGURANÇA JURÍDICA
A utilização de modelos de minutas bem elaborados e consolidados, alinhados às exigências legais, é um recurso valioso para a formalização de instrumentos jurídicos e negociação de PI. Esses modelos devem ser periodicamente revisados e atualizados para refletir as mudanças na legislação e as melhores práticas do setor. Modelos consistentes e de fácil adaptação contribuem para a segurança jurídica dos acordos firmados e agilizam a formalização, reduzindo a necessidade de revisões extensivas e a possibilidade de erros.
A PROINOVA possui os seguintes modelos consolidados: Acordo de Confidencialidade, Acordo de Cooperação Técnica, Acordo de Parceria, Contrato de Prestação de Serviços, além dos chamados Contratos de Transferência de Tecnologia, ou seja, o Contrato de Licenciamento, Contrato de Cessão e o Contrato de Know-How, todos pautados nos modelos disponibilizados pela Câmara Permanente de Propriedade Intelectual e Inovação da AGU. Além disso, a Pró-reitoria oferece a possibilidade de recebimento de minutas externas, isto é modelos externos dos possíveis parceiros de projetos, sendo pré-requisito que estes sejam submetidos à análise pelo setor Jurídico.
É importante destacar que cada modelo tem um objeto e um objetivo distinto, bem como suas próprias cláusulas e características específicas. No caso concreto, é necessário analisar a demanda e o que se almeja entre os parceiros, ou seja, qual a finalidade que se pretende ao formalizar um instrumento jurídico, a fim de ser utilizado o documento mais adequado para tal.
Dessa forma, a pergunta "Quais modelos de minutas dos instrumentos jurídicos abaixo seu órgão de inovação possui de forma consolidada?" buscou mapear os tipos de documentos que as ICTs possuem conhecimento e domínio para utilizar, uma vez que a existência de minutas padronizadas é essencial para garantir a segurança jurídica e a celeridade na tramitação dos projetos. A consolidação desses modelos facilita a negociação e a formalização de acordos, além de reduzir o tempo de revisão e adaptação de instrumentos jurídicos, agilizando os processos e minimizando possíveis erros durante a elaboração dos documentos.
Gráfico 3 – Resultado da pergunta "Quais modelos de minutas dos instrumentos jurídicos abaixo seu órgão de inovação possui de forma consolidada?"
Fonte: Elaborado pelo autor, 2024.
Os resultados indicam que os instrumentos jurídicos iniciais, como o Acordo de Confidencialidade e o Acordo de Parceria, são os mais difundidos entre os órgãos de inovação, estando disponíveis na maioria das ICTs. Por outro lado, os modelos mais específicos, como os contratos de transferência de tecnologia, especialmente o Contrato de Know-How, estão menos presentes. Essa ausência de minutas consolidadas para contratos mais complexos representa um gargalo adicional, pois a falta de documentos pré-definidos para esses casos pode atrasar as negociações e comprometer a formalização de acordos estratégicos para a inovação tecnológica, além de afastar potenciais interessados.
3.4 EQUIPE CAPACITADA E ESPECIALIZADA: O PILAR DA COMPETÊNCIA E DA EFICIÊNCIA
A capacitação contínua e a especialização dos membros das equipes que atuam com inovação são cruciais para o sucesso na formalização de instrumentos jurídicos e na negociação de PI. Uma equipe bem treinada e com profundo conhecimento das regulamentações aplicáveis pode identificar e mitigar potenciais gargalos, garantindo que os processos sejam realizados com precisão e agilidade. Investir no desenvolvimento profissional da equipe e na atualização constante das competências técnicas é uma estratégia indispensável para aumentar a eficiência dos trâmites e assegurar a conformidade legal.
Nesse sentido, a PROINOVA, além de oferecer capacitações contínuas para suas equipes, incentiva a participação em congressos, eventos de inovação e seminários, tanto de forma presencial quanto virtual, garantindo que os profissionais estejam atualizados nas mais recentes práticas e legislações em PI. Internamente, essa Pró-Reitoria conta com uma divisão estruturada de setores especializados, incluindo uma equipe de comunicação focada na divulgação de tecnologias, um Núcleo de Propriedade Intelectual (PI) que trabalha diretamente com a proteção e prospecção de tecnologias, o Núcleo de Prospecção e Valoração (NPV) responsável pela análise de mercado e pela valoração de tecnologias, uma equipe jurídica que garante a conformidade dos instrumentos jurídicos, além do Núcleo de Apoio a Projetos (NAP) que gerencia os fluxos documentais e o acompanhamento processual.
Nesse contexto, a pergunta "Quais integrantes da equipe o órgão de inovação possui?" foi realizada para entender a estrutura dos órgãos de inovação em termos de recursos humanos, ia fim de identificar as áreas de atuação e as especialidades presentes. Essa questão é fundamental, pois a composição das equipes reflete diretamente a capacidade de um órgão de inovação gerenciar diferentes etapas do processo, como a formalização burocrática, a negociação de Propriedade Intelectual e até a prospecção de parcerias para execução de projetos e transferência de tecnologia.
Gráfico 4 - Resultado da pergunta "Quais integrantes da equipe o órgão de inovação possui?"
Fonte: Elaborado pelo autor, 2024.
Os resultados mostraram que quase todos os respondentes possuem equipes voltadas para a tramitação processual e para a proteção de tecnologias, atividades essenciais e burocráticas focadas na formalização de documentos e proteção das criações da ICT. No entanto, apenas um órgão de inovação conta com equipe jurídica e poucos possuem equipes especializadas em prospecção de empresas e/ou valoração de tecnologias, além de equipe de comunicação para divulgação de ações. Isso evidencia a escalada dos órgãos de inovação: inicialmente, atuam de forma mais burocrática, com foco na otimização do fluxo de processos internos. À medida que evoluem e ampliam suas equipes, os órgãos de inovação das ICTs conseguem atuar em frentes mais estratégicas, como a transferência de tecnologia e a geração de parcerias, fortalecendo sua capacidade de inovação e impacto no mercado.
Nesta perspectiva, merece especial destaque a equipe/setor responsável pelas questões jurídicas no ambiente de inovação dentro das ICTs, especialmente quando se tem em vista que o próprio conceito de Propriedade Intelectual, apesar de abranger assuntos multidisciplinares, é derivado de um conceito jurídico, com vasta legislação regulamentadora, a qual precisa ser operada por alguém que tenha conhecimento sobre a legislação e todas as suas implicações geradas no dia-a-dia. Ainda, no âmbito Administrativo há vasta legislação que deve ser observada com rigor pelos gestores públicos, o que demanda assessoramento jurídico. Para finalizar, há uma crescente regulamentação quando se trata de Inovação, Pesquisa e Desenvolvimento, com leis específicas que devem ser usadas nos processos de formalização de acordos. Desse modo, percebe-se que a presença de uma equipe jurídica especializada dentro dos NITs é de suma importância na construção de ambientes mais qualificados.
Para concluir esse tópico, o quadro abaixo traz de forma visual e comparativa os resultados obtidos a partir dessa pergunta:
Quadro 1 – Integrantes que o órgão Inovador Possui
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Integrantes que o Órgão de Inovação Possui: |
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Equipes / ICT |
UFSM |
FURG |
UFRGS |
UNIPAMPA |
IFFAR |
UFPEL |
|
Responsável pela tramitação e juntada de documentos |
✔️ |
❌ |
✔️ |
✔️ |
✔️ |
✔️ |
|
Jurídica |
✔️ |
❌ |
✔️ |
❌ |
❌ |
✔️ |
|
Proteção de Tecnologias |
✔️ |
✔️ |
✔️ |
✔️ |
❌ |
✔️ |
|
Valoração de Tecnologias |
✔️ |
✔️ |
✔️ |
❌ |
❌ |
❌ |
|
Prospecção de Empresas |
✔️ |
✔️ |
✔️ |
❌ |
❌ |
❌ |
|
Comunicação |
✔️ |
❌ |
✔️ |
✔️ |
❌ |
❌ |
Fonte: Elaborado pelo autor, 2024.
3.5 TRAMITAÇÃO E PROCESSOS INTERNOS CÉLERES E PADRONIZADOS: RUMO À EFICIÊNCIA E AGILIDADE
A padronização dos trâmites internos e a implementação de fluxos de trabalho ágeis são essenciais para reduzir a morosidade e aumentar a eficiência na formalização de instrumentos jurídicos durante a negociação de PI. Procedimentos bem delineados, com etapas claramente definidas e responsabilidades atribuídas, permitem uma tramitação mais célere dos processos, reduzindo o risco de atrasos e inconsistências e propiciando maior segurança na realização de cada ato. A adoção de ferramentas tecnológicas de gestão de processos também pode contribuir significativamente para a padronização e agilidade das operações.
Dentro dessa perspectiva, a implementação de sistemas eletrônicos para as tramitações é recomendada, e o que se percebe é que as ICTs possuem sistemas próprios. A título de exemplo, atualmente a Universidade Federal de Santa Maria (UFSM) tem a sua tramitação realizada através do sistema PEN-SIE (Processo Eletrônico Nacional), possibilitando que os documentos que compõem os processos administrativos na instituição estejam disponíveis no formato digital, dispensando a tramitação da documentação por meio físico, em papel, conforme determina o Decreto nº 8.539/2015. Dessa maneira, acelera-se a tramitação de documentos bem como a coleta de autorizações e assinaturas necessárias, contribuindo para a celeridade na formalização de instrumentos jurídicos e indo ao encontro da eficiência tão almejada e necessária nas negociações de PI.
Com isso, a pergunta "Quais soluções você acredita que poderiam mitigar as problemáticas mencionadas anteriormente?" foi elaborada com o objetivo de identificar as medidas que os profissionais dos órgãos de inovação consideram mais eficazes para superar os desafios relacionados à formalização de instrumentos jurídicos e negociação de Propriedade Intelectual.
Gráfico 5 – Resultado da pergunta "Quais soluções você acredita que poderiam mitigar as problemáticas mencionadas anteriormente?"
Fonte: Elaborado pelo autor, 2024.
Os resultados destacam a capacitação continuada do staff como a solução mais votada, em linha com as problemáticas identificadas nas perguntas dos Gráficos 1 e 2, no qual a falta de equipe especializada foi o principal gargalo identificado. Isso reforça a importância de investir na qualificação técnica dos profissionais para otimizar as negociações e a formalização dos acordos. A segunda solução mais votada foi a simplificação e padronização dos processos internos, evidenciando que um fluxo bem consolidado é essencial para garantir a celeridade processual. Um processo rápido e eficiente atrai empresas interessadas, pois demonstra que o órgão de inovação tem capacidade de formalizar instrumentos jurídicos de forma ágil e realizar as tratativas em tempo hábil, permitindo que projetos possam iniciar sua execução rapidamente, evitando onerar o cronograma negociado entre as partes.
Além dos resultados obtidos por meio dos questionamentos acima, também foram recebidas algumas respostas interessantes. Por exemplo, quando perguntado ao entrevistado qual cargo ocupa no órgão de inovação, foi obtido o seguinte “Administrador - trabalho com todas as atividades voltadas à Inovação e Empreendedorismo de nossa Agência. Temos poucas pessoas e ainda não há divisão clara de atividades. Todos desempenham um pouco de tudo”(Alessandro Vasconcelos de Souza, Unipampa).
Considerando o resultado dos questionamentos e esta resposta em específico, percebe-se a ocorrência de um cenário comum em muitos órgãos de inovação: a falta de pessoal especializado e a ausência de uma clara divisão de funções, algo que leva os colaboradores a acumularem múltiplas responsabilidades. Essa configuração organizacional compromete a assertividade e a agilidade dos processos, sobrecarregando os profissionais e dificultando a execução adequada de suas atividades específicas, como a formalização de instrumentos jurídicos e a negociação de Propriedade Intelectual.
Essa situação está diretamente relacionada às problemáticas apontadas nos questionamentos apresentados neste Capítulo, mais especificamente nos Gráficos 1, 2 e 5, em que a falta de equipe capacitada foi destacada como o principal gargalo. A sobrecarga de funções e a carência de divisão clara de atividades impedem a especialização dos colaboradores, afetando tanto a celeridade das negociações quanto a tramitação dos processos internos. Além disso, conforme discutido no Gráfico 5, a capacitação contínua e a padronização dos trâmites internos são soluções urgentes para mitigar esses gargalos e permitir que os órgãos de inovação possam atuar de forma mais proveitosa e estratégica.
3.6 METODOLOGIAS CLARAS E EFICIENTES PARA VALORAÇÃO DE TECNOLOGIAS: A BASE PARA DECISÕES ESTRATÉGICAS
Toda invenção tecnológica, no âmbito mercadológico, tem um valor e esse valor precisa ser descoberto a fim de que possa haver uma negociação de Transferência de Tecnologia de forma justa entre as partes. Assim, a adoção de metodologias claras e eficientes para a valoração de tecnologias é essencial para que as ICTs possam negociar Propriedade Intelectual de forma justa e sistemática. Métodos de valoração bem definidos e baseados em critérios objetivos permitem a determinação precisa do valor das inovações, facilitando negociações e tomadas de decisão. A aplicação consistente dessas metodologias assegura que os interesses das ICTs sejam protegidos e que as parcerias estabelecidas sejam vantajosas e sustentáveis.
Nesse contexto, outra resposta que merece destaque surgiu quando solicitado ao entrevistado para fornecer quaisquer considerações adicionais sobre a pesquisa e outras informações que julgasse pertinentes sobre os gargalos e as possíveis soluções para a formalização de instrumentos jurídicos e negociação de Propriedade Intelectual em seu órgão de inovação. Segue a transposição da resposta “Percebemos que a particularidade de cada caso deve ser levado em consideração, ter um fluxo definido não é suficiente para agilizar a tramitação, ouvir a empresa e trazer dados mercadológicos consistente sobre valoração, aplicação da tecnologia, mercado futuro, riscos da inovação, etc., é fundamental para uma instrução processual completa, facilitando a análise final dos órgãos da AGU” (Adriano Rossi. UFRGS).
Essa resposta destaca um ponto crucial na formalização de instrumentos jurídicos e negociação de Propriedade Intelectual: a personalização do processo. Apesar da importância de fluxos padronizados, é fundamental considerar as especificidades de cada negociação, levando em conta dados mercadológicos e aspectos técnicos que influenciam a valoração e o potencial de sucesso da tecnologia no mercado.
Ou seja, a informação apresentada na resposta está diretamente relacionada à necessidade já mencionada anteriormente de criar metodologias claras para a valoração de tecnologias e de estabelecer equipes especializadas em prospecção de empresas e análise de mercado. Apenas com dados sólidos sobre o valor da tecnologia e suas implicações no mercado futuro é possível realizar negociações mais precisas e estratégias. Além disso, como indicado nos Gráficos 3 e 4, a ausência de equipes dedicadas a essas atividades nas ICTs limita a capacidade de conduzir negociações complexas e alinhadas às demandas do setor empresarial, o que reforça a necessidade de expandir as competências e a estrutura dessas instituições.
Convém mencionar que em algumas respostas a Advocacia-Geral da União (AGU) e modelos de instrumentos da AGU foram citados. Como exemplo, tem-se a transcrição das falas dos entrevistados “Para ICTs públicas que executam em fundações de apoio (nosso caso FURG) a AGU fornece modelos para cada tipo de instrumento e são estes que seguimos - o desafio da negociação da PI é em contratos com grandes empresas onde os jurídicos já trazem suas cláusulas com pouca margem para negociação - a prática de estabelecer contratos de cessão e licença ainda é nova na instituição e os mecanismos para fiscalizar se a empresa está cumprindo os contratos firmados com a ICTs são inexistentes e/ou extremamente complexos de se estabelecer.” (Danubia Bueno Espindola, FURG) e “Todas as demandas devem iniciar buscando a aprovação no âmbito da Unidade (Conselho da Unidade, Departamento e Comissão respectiva) na qual o coordenador do projeto possui vínculo, demonstrando o interesse institucional na demanda. Feito isso, haverá a instauração e tramitação da minuta via processo administrativo interno com fluxo pré definido de aprovações. Todos os procedimentos passam pela Procuradoria Federal. Hoje estamos buscando seguir os modelos de instrumentos de inovação sugeridos pela Procuradoria Federal (AGU), visando um fluxo mais célere de análises.” (Adriano Rossi, UFRGS).
Percebe-se, nesse contexto, o papel de importância que a AGU assume, seja ao sugerir ou disponibilizar modelos-bases de instrumentos jurídicos, seja ao operar por meio das Procuradorias Federais nos âmbitos das ICTs, em que atuam sobretudo como órgãos consultivos, proporcionando segurança jurídica para a realização de processos de formalização através de pareceres jurídicos fundamentados.
Em suma, os resultados obtidos ao longo deste estudo revelam gargalos estruturais significativos nos órgãos de inovação das ICTs Públicas Federais do RS, principalmente no que se refere à falta de capacitação contínua das equipes e à ausência de divisão clara de funções. A carência de profissionais especializados e o acúmulo de responsabilidades nas funções administrativas impactam diretamente a eficiência, tanto na formalização de instrumentos jurídicos quanto na negociação de Propriedade Intelectual, como demonstrado nas respostas e análises dos gráficos discutidos. Além disso, as dificuldades em consolidar modelos de minutas específicas e a falta de padronização em processos complexos refletem a necessidade de um aprimoramento contínuo.
Os dados também reforçam a importância de metodologias claras para a valoração de tecnologias e de equipes especializadas em prospecção e negociação. Somente com uma abordagem personalizada para cada caso, considerando os dados mercadológicos e os riscos da inovação, será possível superar esses gargalos e garantir a celeridade e eficácia dos trâmites. Dessa forma, os desafios identificados servem como base para a formulação de soluções práticas, que devem ser buscadas e elaboradas pelos órgãos de inovação de forma individualizada a fim de atender suas demandas específicas, visando a melhoria dos fluxos de trabalho e o fortalecimento dos órgãos de inovação.
Por intermédio da inovação tecnológica, as ICTs públicas têm em mãos uma ferramenta potente para desempenhar ainda com mais força o seu principal papel: fornecer um retorno positivo de suas práticas à comunidade. Quando soluções inovadoras, criadas dentro do ambiente acadêmico, conseguem romper as barreiras das ICTs e atingir os destinatários finais das tecnologias, isto é, a sociedade como um todo, a sua repercussão positiva fica ainda mais evidente, o que auxilia na valorização do trabalho científico, no crescimento regional e na competitividade econômica. Por meio de soluções inovadoras nos mais diversos âmbitos da ciência, especialmente aqueles com aplicação prática e implicação imediata, como a saúde e o agronegócio, verifica-se como a inovação pode melhorar e impactar a vida das pessoas. Quanto mais rápido essas soluções atingirem seu objetivo final, repercutindo na vida das pessoas, melhor será, e para essas tecnologias conseguirem cumprir com seus objetivos, são necessários processos céleres e eficazes. Dessa forma, identificar gargalos que impeçam ou dificultam essa escalada tecnológica também é importante para as ICTs cumprirem sua função social.
Sob tal viés, o principal objetivo deste estudo foi identificar e analisar as dificuldades presentes nos trâmites de formalização de instrumentos jurídicos e negociação de Propriedade Intelectual (PI) nas Instituições Científicas e Tecnológicas (ICTs) Públicas Federais do RS. Os resultados apontam que a ausência de uma equipe especializada e a falta de padronização nos trâmites são os maiores obstáculos enfrentados. Além disso, a ausência de modelos consolidados de minutas para instrumentos mais complexos, como contratos de transferência de tecnologia, também foi destacada como um elemento que compromete a agilidade das negociações.
Os resultados sugerem que a falta de capacitação contínua e a sobrecarga de funções dentro das ICTs impactam diretamente a eficiência dos trâmites de formalização e negociação de PI. A sobreposição de atividades por equipes reduzidas resulta em processos mais lentos e menos precisos, corroborando com a necessidade de investir em formação específica e em uma maior divisão de tarefas. Além disso, a padronização e simplificação dos fluxos internos foram apontadas como soluções potenciais para mitigar esses desafios.
A originalidade deste estudo reside na análise comparativa entre diferentes ICTs Públicas Federais do RS, uma abordagem pouco explorada na literatura. Estudos anteriores, como o de Barbosa (2006), tratam da importância da Propriedade Intelectual no contexto da inovação, mas não se aprofundam em comparações regionais entre ICTs. Além disso, o guia de boas práticas do Manfioet al. (2014) reforça a importância de fluxos padronizados e uma comunicação eficiente, mas sem uma análise detalhada de como essas práticas são implementadas em diferentes instituições. Este trabalho se destaca ao apresentar uma visão integrada das dificuldades e das boas práticas que podem ser replicadas em diferentes contextos institucionais.
Os achados deste estudo são consistentes com a literatura existente, especialmente com o trabalho de Barbosa (2006), que aponta a carência de equipes capacitadas como um entrave à celeridade dos processos jurídicos e de negociação de PI. No entanto, esta pesquisa vai além ao explorar como essa carência se manifesta de forma diferenciada entre as ICTs do RS. A comparação com a literatura revela que, enquanto a padronização de minutas jurídicas, como as oferecidas pela Brasil (2024), é amplamente reconhecida como essencial, a implementação dessa padronização nas ICTs ainda enfrenta desafios práticos que variam entre as instituições. As variações nos níveis de eficiência entre as ICTs destacam a importância de práticas bem-sucedidas que possam ser replicadas em outros contextos.
O artigo acrescenta à literatura uma contribuição significativa ao propor um checklist de itens essenciais para a formalização de instrumentos jurídicos e negociação de PI, além de apresentar dados quantitativos que corroboram a necessidade de capacitação contínua e de simplificação dos trâmites internos. Esses insights podem servir como base para melhorias a serem aplicadas futuramente em órgãos de inovação de ICTs.
Apesar das contribuições, o estudo apresentou limitações, principalmente em relação à amostragem. A coleta de dados foi restrita às ICTs Públicas Federais do RS, o que pode limitar a generalização dos resultados para outros contextos regionais ou nacionais. Além disso, infelizmente nem todos os formulários enviados foram respondidos, de forma que a amostragem é parcial em relação à totalidade dessas ICTs.
Por fim, os resultados encontrados têm implicações diretas na gestão atual dos órgãos de inovação das ICTs e oferecem uma base sólida para intervenções futuras, como a criação de programas de capacitação e a implementação de fluxos de trabalho padronizados. Perspectivas futuras incluem expandir o estudo para outras regiões e realizar investigações mais detalhadas sobre o impacto de equipes especializadas na eficiência dos processos de negociação de PI.
5 CONCLUSÃO
Este estudo comparativo revelou que os gargalos nos trâmites de formalização de instrumentos jurídicos e na negociação de Propriedade Intelectual (PI) nas ICTs Públicas Federais do Rio Grande do Sul estão majoritariamente relacionados à falta de capacitação especializada e à ausência de padronização processual. A análise dos dados coletados indicou que a sobrecarga de funções em equipes reduzidas, bem como a carência de minutas consolidadas para contratos mais complexos, são fatores que limitam a eficiência e a celeridade dos trâmites.
As soluções propostas, baseadas nas melhores práticas observadas no órgão de inovação da Universidade Federal de Santa Maria (UFSM), no caso, a Pró-Reitoria de Inovação e Empreendedorismo (Proinova), incluem a implementação de programas de capacitação contínua e a padronização dos fluxos de trabalho internos, aspectos que se mostraram cruciais para reduzir os desafios identificados. Tais iniciativas têm o potencial de aumentar a eficiência na formalização de instrumentos e nas negociações de PI, fortalecendo o papel das ICTs na inovação tecnológica e no desenvolvimento econômico regional.
No entanto, ainda há aspectos que necessitam de estudos adicionais. A ampliação desta pesquisa para outras regiões do Brasil permitirá uma análise mais abrangente, possibilitando a identificação de padrões e soluções aplicáveis em um contexto nacional. Além disso, é recomendável uma investigação mais detalhada sobre o impacto das equipes especializadas e a criação de metodologias específicas para a valoração de tecnologias, temas que demonstraram grande influência na eficiência dos processos de PI.
Por fim, a implementação das soluções discutidas neste artigo representa um passo significativo para superar os obstáculos que ainda persistem nos órgãos de inovação, contribuindo para o aprimoramento contínuo das práticas de negociação de Propriedade Intelectual nas ICTs Públicas Federais do RS e, possivelmente, em outras regiões. Tudo isso gera maior celeridade no processo de inserção de tecnologias e inovações oriundas das ICTs na sociedade, propiciando que essas instituições científicas cumpram com sua função social.
REFERÊNCIAS
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