Análise do domínio organizacional na perspectiva arquivística: um estudo baseado na metodologia proposta por Designing and Implementing Recordkeeping Systems, DIRKS

Resumo

Tem-se como objeto de estudo formulários da Metodologia DIRKS, Designing and Implementing Recordkeeping Systems, visando-se ao delineamento de um domínio organizacional. Os pressupostos da pesquisa são os seguintes: o levantamento das entidades de um domínio organizacional antecede à sua estruturação; os elementos constantes do domínio organizacional são essenciais para nortear a construção de instrumentos necessários à gestão de documentos; obter os elementos do domínio organizacional pela abordagem proposta pela DIRKS propicia sua contextualização; a implementação da DIRKS fornece as garantias necessárias para validar instrumentos de gestão de documentos. Este trabalho tem como objetivo mapear as entidades presentes nos formulários de coleta de dados da Metodologia DIRKS. Foram analisados oito (08) formulários, utilizados na implantação do projeto de Elaboração de Instrumentos de Gestão: planos de classificação, tabelas de  temporalidades e destinação de documentos de arquivo para as atividades finalísticas do Poder Executivo do Estado de Minas Gerais. A metodologia do estudo é formada por 12 etapas que se estendem do processo da identificação de entidades constantes dos campos dos  formulários ao seu mapeamento em um sistema categorial que partiu das categorias fundamentais de Ranganathan. Para diagramação do sistema categorial, foi usado o software Protégé. Obteve-se como resultado um sistema categorial que permitiu representar um domínio organizacional. Os resultados foram analisados e discutidos no contexto da gestão de documentos, ensejando reflexões sobre a análise e design de domínios organizacionais do ponto de vista  arquivístico.

Palavras-chave

Análise de domínio. Gestão de documentos. ISO 15.489. Metodologia DIRKS. Modelagem de domínio organizacional. Domínio organizacional.

Organizational domain analysis in the recordkeeping perspective; a study based on the Designing and Implementing Recordkeeping Systems, dirks, methodology

Abstract

This research aims to study forms of DIRKS Methodology – Designing and Implementing Recordkeeping Systems, for designing of an organizational domain. The assumptions of this research are: the collecting of the entities of a domain is prior to its organizational structure; the organizational domain is essential to create the necessary tools for a recordkeeping system; the functional approach proposed, and  implementing of the DIRKS provides its context and the necessary guarantees to validate tools for document management systems.This work aims specifically to map the entities present in the data collection forms of DIRKS Methodology. It has analyzed eight (08) forms, used in implementing the project of development of management tools, such as: document classification schemes, tables of temporalities, in the context of records for the activities of the Executive Branch of the Brazilian State of Minas. Its methodology consists of twelve (12) steps that extend from the process of identifying entities in the form fields to their mapping into a categorical system using the key categories of Ranganathan. For layout of the categorical system protégé software was used. As result a categorical system that represents an organizational domain is founded. The results were analyzed and discussed in the context of document management, occasioning reflections on the analysis and design of organizational  domains from the records management point of view.

Keywords

Organizational domain analysis. Records management. ISO 15.489. DIRKS Methodology. Modeling organizational domain. Organizational domain.