Fatores críticos de sucesso na implantação de Electronic Document Management System: estudo em uma universidade pública

Resumo

O emprego da tecnologia de Electronic Document Management Systems (EDMS) em processos de trabalho tem avançado nos últimos anos e se tornou praticamente um caminho sem volta, principalmente em organizações que possuem seus processos de negócio baseados na criação e tramitação de documentos e um quadro extenso de colaboradores. Apesar das numerosas vantagens, é grande o desafio de implantar tal solução em um ambiente como descrito, com o risco de desperdícios de recursos financeiros, pessoais e temporais. Nesse sentido, o presente trabalho tem como objetivo a identificação de fatores críticos de sucesso (FCS) que influenciam iniciativas de implantação de EDMS. Para tanto, foi feita uma pesquisa bibliográfica que reuniu os principais autores do tema e permitiu que, na revisão da literatura, fossem apresentados os conceitos e definições da área de pesquisa. Após essa etapa, foram identificados 14 FCS que serviram de base para a construção de um instrumento de pesquisa aplicado a especialistas em tecnologia da informação e gestão documental, em uma universidade pública brasileira, acerca dos fatores influenciadores em iniciativas de implantação de um EDMS. Com base na análise dos dados coletados através de consulta a especialistas e como contraponto aos achados na revisão da literatura, foram feitas considerações sobre aspectos relevantes a iniciativas de implantação desses sistemas a fim de suprimir eventuais falhas. Como contribuição, espera-se que a atenção aos fatores críticos pesquisados conduza a projetos de implantação de EDMS mais bem planejados e executados, aumentando assim as chances de sucesso desses projetos.