Basic editorial workflow

atualizado em abril de 2024

 

Figura 1 - Macroprocesso editorial do periódico Ciência da Informação
Macroprocesso editorial da revista
Fonte: SEDIT/Ibict 2023

Cadastro

Antes de realizar o envio de qualquer submissão, é importante que os autores conheçam o processo editorial, políticas editoriais , normas editoriais gerais,  diretrizes aos autores e submissões vigentes .

Em seguida, devem escolher o tipo de documento e a seção para submissão e adotar modelo disponível para download na descição da seção específica.

Finalmente, para realizar a submissão, devem realizar o cadastro no sistema, caso não possua e não seja um autor regular do periódico.

Submissão

A submissão em si é um processo externo à equipe editorial do periódico, cujos atores são: autor(es)  e colaboradores de dossiês e editores.

Um documento técnico-científico, de acordo com os critérios estabelecidos pelo periódico, é uma publicação que apresenta autoria identificada e aborda discussões sobre conceitos, metodologias, técnicas, processos e descobertas em diversas áreas do conhecimento, com foco na Ciência da Informação.  Os tipos de documentos aceitos pelo periódico englobam: Artigos científicos, Relatos de experiência, Estudos de caso, Artigos de opinião, Revisão de literatura, Recensão, Entrevistas (por convite dos editores responsáveis).

Para submeter um documento ao periódico, é fundamental seguir as diretrizes estabelecidas no fluxo, políticas e normativos editoriais disponíveis em:

O periódico possue os seguintes tipos de submissão:

    1. Submissão regular em fluxo contínuo
      Implementado em 2024 pelo periódico Ciência da Informação, o modelo de submissão regular em fluxo contínuo permite que os autores enviem seus trabalhos a qualquer momento, sem a necessidade de aguardar uma chamada de submissão específica. Neste formato, os documentos submetidos dentro do fluxo, políticas e normativos editoriais são avaliados à medida que são recebidos, o que possibilita que o processo de avaliação e publicação ocorra de maneira contínua ao longo do ano.

    2. Submissão em Dossiê Temático
      A submissão em dossiê temático segue o processo editorial do periódico Ciência da Informação, em seu subprocesso Submissão – Dossiê Temático. Este ocorre conforme delineado abaixo:
    • Recebimento da Proposição do Dossiê Temático: O proponente interessado em desenvolver um número especial com um dossiê temático, envia a Proposição de Dossiê Temático, seguindo o fluxo, políticas e normativos editoriais e  modelo de documento estabelecido, disponível no site da Ci. Inf. na seção Documentos– Normativos Editoriais - Modelo CI - Proposição para Dossiê Temático.
    • Avaliação da Proposta: A proposição recebida é submetida a uma minuciosa avaliação realizada pelos Editores Responsáveis, Editores Científicos Convidados e pelo Conselho Editorial do periódico. Durante esse processo, são examinados diversos aspectos, tais como a aderência ao foco e escopo da publicação, o cumprimento do fluxo, políticas e normativos editoriais, bem como a qualidade, originalidade, relevância e viabilidade da proposta. Essa análise detalhada é essencial para decidir sobre a aceitação da proposição.
    • Aceitação da Proposta: Após a avaliação, a proposta sendo selecionada, o proponente é devidamente notificado. Nessa fase, são fornecidas e alinhadas orientações adicionais sobre o procedimento para a criação da Seção, intitulada "Número Especial - Dossiê Temático - [Nome do Dossiê]", bem como sobre o processo editorial do número especial e a submissão de documentos científicos em dossiê temático.
    • Convite para Submissão: O proponente emite convites aos autores para submeterem seus documentos ao dossiê, seguindo estritamente as diretrizes fornecidas pelo periódico.
    • Avaliação e Publicação: Os documentos submetidos passam por avaliação realizada um editor científico convidado do periódico, juntamente com os avaliadores especialistas no tema do dossiê, conforme indicado pelo proponente e alinhado em sua aceitação. Esse processo segue os subprocessos de Análise Preliminar e Avaliação por Pares em duplo-cego; políticas, diretrizes e normativos editoriais do periódico Ciência da Informação. Após essa avaliação e aprovação, os documentos científicos seguem para normalização, revisão gramatical, tradução para português, inglês e espanhol (quando ocorrer), diagramação, leitura de prova, desenvolvimento de podcast e publicação, seja digital, impressa ou ambas, como parte de um número especial da revista.

    Observação: Os editores reservam-se o direito de decidir se os dossiês serão traduzidos para língua portuguesa, inglês ou espanhol, durante a análise dos documentos recebidos para publicação.

    1. Submissão para Dossiê de Evento

    A submissão em dossiê de evento segue o processo editorial do periódico Ciência da Informação, em seu subprocesso Submissão – Dossiê de Evento. Este ocorre conforme delineado abaixo:

    • Recebimento da Proposição do Dossiê de Evento: O proponente interessado em desenvolver um número especial com um dossiê de evento, envia a Proposição de Dossiê de Evento, seguindo o fluxo, políticas e diretrizes editoriais do periódico e o modelo de documento estabelecido, disponível no site do periódico na seção Documentos – Normativos Editoriais– Modelo CI - Proposição para Dossiê de Evento.
    • Avaliação da Proposta A proposição (Documento: Modelo CI - Proposição para Dossiê de Evento) recebida é submetida a uma minuciosa avaliação realizada pelos Editores Responsáveis, Editores Científicos Convidados e pelo Conselho Editorial do periódico. Durante esse processo, são examinados diversos aspectos, tais como a aderência ao foco e escopo da publicação, o cumprimento do fluxo, políticas e normativos editoriais, bem como a qualidade, originalidade, relevância e viabilidade da proposta. 
    • Aceitação da Proposta: Após a avaliação, a proposta sendo aprovada, o proponente é devidamente notificado. Nessa etapa, são fornecidas e alinhadas orientações adicionais sobre o procedimento para a criação no periódico, da Seção intitulada "Número Especial - Dossiê de Evento - [Nome do Dossiê]", bem como sobre o processo editorial do número especial e a submissão de documentos científicos em dossiê de evento.
    • Convite para Submissão: O proponente emite convites aos autores para submeterem seus documentos ao dossiê, seguindo estritamente as diretrizes fornecidas pelo periódico.
    • Avaliação e Publicação: Os documentos submetidos passam por avaliação realizada um editor científico convidado do periódico, juntamente com os avaliadores especialistas no tema do dossiê, conforme indicado pelo proponente e alinhado em sua aceitação. Esse processo segue os subprocessos de Análise Preliminar e Avaliação por Pares em duplo-cego; políticas, diretrizes e normativos editoriais do periódico Ciência da Informação. Após essa avaliação e aprovação, os documentos científicos seguem para normalização, revisão gramatical, tradução para português, inglês e espanhol (quando ocorrer), diagramação, leitura de prova, desenvolvimento de podcast e publicação, seja digital, impressa ou ambas, como parte de um número especial do periódico.

    Observação: Os editores reservam-se o direito de decidir se os dossiês serão traduzidos para língua portuguesa, inglês ou espanhol, durante a análise dos documentos recebidos para publicação.

Os tipos de documentos técnicos-científicos aceitos pelo periódico, cujos modelos estão na seção Documentos, são:

  1. Artigos científicos
  2. Relatos de experiência
  3. Estudos de caso
  4. Artigos de opinião
  5. Revisão de literatura
  6. Recensão
  7. Resenhas
  8. Entrevistas (por convite dos editores responsáveis)
  9. Artigo de revisão

Análise preliminar

A análise preliminar da submissão é um processo interno à equipe editorial, e consiste nas seguintes etapas:

  1. Análise de Formato: verifica se o documento segue o modelo especificado pelo periódico de acordo com seu tipo e está em concordância com as normas editoriais vigentes, abrangendo citações, referências, ilustrações quadros, tabelas, gráficos, tipografia, margens e outros elementos pertinentes ao tipo de documento. Também assegura que todos os documentos suplementares tenham sido enviados corretamente. Adicionalmente, produz um relatório de similaridade textual através do iTthenticate, aceitando um máximo de 40%. E para manter a integridade dos índices de citação e evitar manipulações, consideramos como aceitável a média típica de 15,5% de auto-citações. Nesta etapa, caso o documento não esteja em conformidade quanto ao formato e ausência de documentos obrigatórios na submissão, serão comunicadas ao(s) autor(es) as adequações necessárias, com um prazo de 7 dias para realizá-las. Caso o prazo não seja cumprido e/ou o documento seja devolvido sem as correções necessárias, ele será rejeitado. No entanto, se houver interesse do(s) autor(es), poderá ser realizada uma nova submissão.
  2. Avaliação preliminar de foco e escopo: analisa o documento face ao relatório de simliridade, identificando a adequação do texto à linha editorial, código de ética e qualidade científica de forma geral, realizado por Editor Científico Convidado, que, após a análise, identificará se o artigo está apto para ser enviado à avaliação pelos pares (os quais sugerirá à equipe editorial) ou se outras providências precisam ser tomadas.

OBS.: É importante destacar que, devido às LIMITAÇÕES DO SISTEMA OJS em fornecer uma gestão abrangente do processo editorial, tanto de forma global quanto personalizada de acordo com as necessidades específicas do periódico, os subprocessos como a Análise Preliminar e outras etapas serão conduzidos utilizando a funcionalidade "AVALIAÇÃO" disponível no sistema. Isso ocorre porque essa funcionalidade é a única que possui controles temporais de atividade e interação entre os diferentes atores. Nos e-mails enviados aos envolvidos, será informada a etapa em que se encontra a submissão do documento, independentemente de ser indicado que está em avaliação.

Designação de avaliadores

A designação de avaliadores é uma etapa fundamental do processo editorial, sendo um processo interno da equipe editorial. É iniciado peo Editor responsável que designa os avaliadores indicados pelos Editores Científicos Convidados ou pares com currículo e experiência semelhante, de acordo com as normas editoriais vigentes para evitar conflitos de interesse ou endogenia. A avaliação pelos pares é cega (menos para preprint), sem a identificação de autores ou avaliadores.

Avaliação pelos pares

A avaliação pelos pares é, na sua maior parte, uma atividade externa à equipe editorial, pois depende de pesquisadores e especialistas selecionados das unidades de pesquisa e instituições de ensino superior relacionadas ao foco e escopo do periódico.

A pesquisa científica deve buscar ser imparcial e tornar o processo duplo-cego é um ponto, dentre outros, necessário para garantir a imparcialidade e isenção do avaliador perante a pesquisa, embora é notório que é possível descobrir a autoria caso se conheça muito bem a área e a temática.

O processo de avaliação envolve a designação de até três avaliadores ad hoc simultaneamente para uma submissão, o que permitirá uma decisão editorial imparcial. Infelizmente, o prazo mínimo para uma avaliação é de 15 a 30 dias, dependendo da disponibilidade de avaliadores em relação à temática da submissão.

Editoração

A editoração é um processo parcialmente interno à equipe editorial, pois várias etapas podem ser realizadas por profissionais externos e, ao final de cada etapa, os autores são comunicados e devem aprovar as versões finais dos documentos para seguir dar seguimento ao processo. As etapas do processo são:

  1. Normalização
  2. Revisão gramatical
  3. Tradução (português, inglês e espanhol)
  4. Diagramação

Leitura de prova

A leitura de prova é uma etapa fundamental para garantir a qualidade do que é publicado pelo periódico. Após a aprovação das versões finais originais dos documentos por parte dos autores, este documentos são diagramados. Porém, é necessário realizar um pente fino para identificar possíveis detalhes que possam interferir na leitura do documento. Além da revisão interna, os autores recebem os documentos para aprovação. Somente após o envio dos documentos de aprovação assinados pelos autores os documentos serão encaminhados para publicação.

Desenvolvimento de podcast

Enquanto a fase final dos documentos é produzida, documentos aprovados para publicação em uma edição são escolhidos para fazer parte do podcast do periódico. Esta é uma nova ação e processo interno do periódico para aumentar o impacto e divulgação do material publicado.

Publicação

Após a aprovação de todos os documentos finais para publicação, os documentos são inseridos no sistema e designados à edição específica (o que pode ocorrer a qualquer tempo!). Quando a edição está finalmente completa, com editorial, artigos, expediente e capa, ela é publicada e divulgada pelo sistema, e nas redes institucionais.

Caso haja interesse e disponibilidade orçamentária, serão produzidas edições impressas.